Az ÁROP-1.A.2/A-2008-0016 jelű és „Komádi Város Polgármesteri Hivatalának Szervezetfejlesztése” című pályázat keretei között elvégzett szakértői, tanácsadói, valamint képzési feladatok ellátásáról.
Kedvezeményezett: Komádi Város Önkormányzata
4138 Komádi, Hősök tere 4.
Közreműködő szervezet: VÁTI Magyar Regionális Fejlesztési és Urbanisztikai Nonprofit Kft.
1016, Budapest, Gellérthegy u. 30-32. Tel: 224-3100 www.vati.hu
Az Acquicon Stratégiai Tanácsadó Kft. által Komádi Város Önkormányzatánál végzett szervezetfejlesztési, valamint oktatási tevékenységről szóló beszámoló, amely a 2009.04.28-án megkötött szerződések alapján, az Acquicon két különböző vonalon dolgozott. Az egyik a szervezetfejlesztés, a másik az oktatási oldal volt. Először a szervezetfejlesztési tevékenység kerül bemutatásra.
Az Aquicon cég 2009.05.18-án kezdte meg tevékenységét Komádi Város Önkormányzatának Polgármesteri Hivatalában. Elsősorban a pályázatban megjelölt célkitűzések alapján haladtak, melyek a következők voltak:
1. A döntési mechanizmus korszerűsítése
a. általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése
érdekében
b. a hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés
eredményességét segítő mutató javítása érdekében
c. ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat
átalakítása
d. rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása
e. a hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása
f. a hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése
g. az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának
korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe
h. A projekt szemlélet megerősítése
2. A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása
a. pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása
b. tartalmi és eljárási kapcsolat kialakítása az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés
előkészítése és elfogadása között
c. a költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata
d. új költségvetés tervezési és végrehajtási technikák alkalmazása
e. pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása
3. A partnerség erősítése
a. szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására,
a döntések nyilvánossá tételére
b. a civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa
c. partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba
d. szervezeti és informatikai megoldások a hálózatok létrehozására, illetve a hálózatokon nyugvó
működési mód elterjesztésére
Első lépésként a Hivatal és Intézmények dolgozóival: irodavezetőkkel, intézményvezetőkkel, Polgármester Úrral, Jegyző Asszonnyal, valamint ügyintézőkkel és a Kft-k ügyvezetőjével, összesen 20 interjút folytattak le a szervezet pontos működésének, felépítésének, kapcsolatrendszerének megismerése céljából. Az alatt a 2 hét alatt, amit Komádiban töltöttek, a személyes véleményekre helyezték a hangsúlyt, valamint betekinthettenk a mindennapi munkába, megismerkedtek a működést megnehezítő gondokkal. Ugyanakkor a Hivatal dolgozói késséggel rendelkezésükre bocsátottak minden olyan dokumentumot, amire szükségük volt a helyzetfelmérés során.
A következő 4 hét folyamán feldolgozták a lebonyolított interjúk vázlatait, valamint a kapott anyagokat (határozatokat, rendeleteket, szabályzatokat, működési leírásokat, előterjesztéseket, költségvetéseket, statisztikákat, ellenőrzési anyagokat, koncepciót, programot). Az általuk készített munkaerőtérkép alapján felmérték az egyes dolgozók munkaidő beosztását, ügyfelekkel töltött idejét. Áttanulmányozták a költségvetéseket, módosításokat, valamint a beszámolókat.
Az első fázis – a Helyzetfelmérés – lezárásaként egy 61 diából álló Power Point bemutatót készítettek az elemzéseikről a pályázati célkitűzések nyomvonalát követve, amely tartalmazta az általuk meghatározott javaslati tervezeteket is. Ennek a legfontosabb megállapításai:
A döntési mechanizmus korszerűsítése területen az tapasztalható, hogy a hivatal szervezeti felépítési jól működő rendszert alkot. A feladatfelosztás és döntési kompetenciák nagyrészt megfelelően működnek, a rendeletalkotási folyamat kellően egyszerű, áttekinthető. Az intézményekkel való kapcsolattartás rendszeres és kielégítő.
A javaslatok nagyrészt a meglévő struktúrák és folyamatok további javítását célozzák, úgy mint a kiadmányozási dokumentumok frissítése, a hivatalon belüli munkaterhelés jobb elosztása vagy a sztenderdizált információcsere. Jelentősebb hatású változás a munkatársak áthelyezése és az ügyfélszolgálat felállítása vagy esetlegesen a könyvelés kiszervezése.
A költségvetési gazdálkodás tekintetében a törvényi előírásoknak megfelelően vannak szabályozva és működtetve a költségvetéssel kapcsolatos folyamatok. A tervezés és végrehajtás között jelentős különbségek tapasztalhatók.
Fejlesztendő területek a költésvetés tervezésének módszertanának felülvizsgálata azért, hogy minden időpillanatban reális képet lehessen kapni a város gazdasági helyzetéről. Ezt támogatandó a költségvetési jogcímek részletesebb kibontása. A hatékonyabb tervezés és végrehajtás érdekében célszerű a hivatal irodáinak és a bizottságok szorosabb bevonása. Az eseti ellenőrzések javítják a végrehajtás eredményességét.
A partnerség tekintetében elmondható, hogy Komádiban a lakosság, a vállalkozói és civil szféra a törvényi előírásoknak megfelelően van tájékoztatva és bevonva a döntésekbe.
A projekt javaslatai vagy a jelenleg használt eszközök és csatornák hatékonyabb használatát javasolják - úgy mint a hírlevél, lakossági fórumok, bizottsági külsős tagok nagyobb számú bevonása-, vagy új formákat javasol – többek között kiemelt ügyfelek osztálya, vállalkozók bálja.
Az elemzést megküldtük a Polgármester Úrnak, valamint a Jegyzőasszonynak, akikkel együttműködve kijelöltük a javítandó területeket, ami a munkánk következő fázisának megalapozásaként szolgált, mivel fontosnak tartjuk a javaslatok Hivatal általi használhatóságát, fenntarthatóságát.
